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6 文件编制的管理工作
文件编制工作必须有管理工作的配合，才能使所编制的文件真正发挥它的作用。文件的编制工作实际上贯穿于一项软件的整个开发过程，因此，对文件的管理必须贯穿于整个开发过程。在开发过程中必须进行的管理工作是以下四条。
6．1文件的形成
开发集体中的每个成员，尤其是项目负责人，应该认识到：文件是软件产品的必不可少的组成部分；在软件开发过程的各个阶段中，必须按照规定及时地完成各种产品文件的编写工作；必须把在一个开发步骤中作出的决定和取得的结果及时地写入文件；开发集体必须及时地对这些文件进行严格的评审；这些文件的形成是各个阶段开发工作正式完成的标志。这些文件上必须有编写者、评审者和批准者的签字，必须有编写、评审完成的日期和批准的日期。
6．3文件的控制
在一项软件的开发过程中，随着程序的逐步形成和逐步修改，各种文件亦在不断地产生、不断地修改或补充。因此，必须加以周密的控制，以保持文件与程序产品的一致性，保持各种文件之间的一致性和文件的安全性。这种控制表现为：
a．就从事一项软件开发工作的开发集体而言，应设置一位专职的文件管理人员（接口管理工程师或文件管理员）；在开发集体中，应该集中保管本项目现有全部文件的主文本两套，由该文件管理人员负责保管；
b．每一份提交给文件管理人员的文件都必须具有编写人、审核人和批准人的签字；
C．这两套主文本的内容必须完全一致；其中有一套是可供出借的，另一套是绝对不能出借的，以免发生万一；可出借的主文本在出借时必须办理出借手续，归还时办理注销出借手续；
d．开发集体中的工作人员可以根据工作的需要，在本项目的开发过程中持有一些文件，即所谓个人文件，包括为使他完成他承担的任务所需要的文件，以及他在完成任务过程中所编制的文件；但这种个人文件必须是主文本的复制品，必须同主文本完全一致，若要修改，必须首先修改主文本；
e．不同开发人员所拥有的个人文件通常是主文本的各种子集；所谓子集是指把主文本的各个部分根据承担不同任务的人员或部门的工作需要加以复制、组装而成的若干个文件的集合；文件管理人员。应该列出一份不同子集的分发对象的清单，按照清单及时把文件分发给有关人员或部门；
f．一份文件如果已经被另一份新的文件所代替，则原文件应该被注销；文件管理人中要随时整理主文本，及时反映出文件的变化和增加情况，及时分发文件；
g．当一个项目的开发工作临近结束时，文件管理人员应逐个收回开发集体内每个成员的个人文 件，并检查这些个人文件的内容；经验表明，这些个人文件往往可能比主文本更详细，或同主文本的内容 有所不同，必须认真监督有关人员进行修改，使主文本能真正反映实际的开发结果。
6．4文件的修改管理
在一个项目的开发过程中的任何时刻，开发集体内的所有成员都可能对开发工作的已有成果—— 文件，提出进行修改的要求。提出修改要求的理由可能是各种各样的，进行修改而引起的影响可能很小， 也可能会牵涉到本项目的很多方面。因此，修改活动的进行必须谨慎，必须对修改活动的进行加以管理， 必须执行修改活动的规程，使整个修改活动有控制地进行。
修改活动可分如下五个步骤进行：
a．提议开发集体中的任何一个成员都可以向项目负责人提出修改建议，为此应该填写一份修 改建议表，说明修改的内容、所修改的文件和部位、以及修改理由；
b．评议由项目负责人或项目负责人指定的人员对该修改建议进行评议，包括审查该项修改的 必要性、确定这一修改的影响范围、研究进行修改的方法、步骤和实施计划；
c．审核一般由项目负责人进行审核，包括核实修改的自的和要求、核实修改活动将带来的影 响、审核修改活动计划是否可行；
d．批准在一般情况下，批准权属于该开发单位的部门负责人；在批准时，主要是决断修改工作 中各项活动的先后顺序及各自的完成日期，以保证整个开发工作按原定计划日期完成；
e．实施由项目负责人按照已批准的修改活动计划，安排各项修改活动的负责人员进行修改，建 立修改记录、产生新的文件以取代原有文件、最后把文件交文件管理人员归档，并分发给有关的持有者。
6．2文件的分类与标识
在软件开发的过程中，产生的文件是很多的，为了便于保存、查找、使用和修改，应该对文件按层次地加以分类组织。一个软件开发单位应该建立一个对本单位文件的标识方法，使文件的每一页都具有明确的标识。例如可以按如下四个层次对文件加以分类和标识。
a．文件所属的项目的标识；
b．文件种类的标识；
C．同一种文件的不同版本号；
d．页号。
此外，对每种文件还应根据项目的性质，划定它们各自的保密级别，确定他们各自的发行范围。
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